­­­NS Reiziger

Mrt-heden
Agile-scrum coach

Het werk van Nienke de Klerk komt goed tot uitdrukking in het verhaal van een van haar opdrachtgevers bij NS Reiziger, Marjan van der Kooij. Zij is manager van het CRM-BI team, en besloot begin 2014 de scrum werkwijze in te voeren en daarbij Nienke als scrumcoach en tijdelijk Flowmaster te vragen deze grote verandering door te voeren binnen haar team.

Waarom heb je voor Agile/scrum gekozen?

“Toen ik manager werd van dit team, merkte ik dat ik veel vragen kreeg die ik niet kon beantwoorden. Vanuit de Business werd me gevraagd om aan te geven wanneer ik bepaalde functionaliteit ging opleveren. Omdat het werk in vele gedaantes op ons af kwam (grote projecten, kleine RFCs, spoed hotfixes, uitzoekklusjes, beheer), kon ik daar nooit een zinnig antwoord op geven. Toch begreep ik wel dat de Business behoefte had aan voorspelbaarheid: wanneer krijg ik wat ik nodig heb? Ook het team kwam bijna dagelijks met de vraag welke klus de hoogste prio heeft; “ik kan nu dit oppakken of dat oppakken: zeg het maar!”. Ook daar had ik nooit een gefundeerd antwoord op.

Het was ondoorzichtig hoe de werkverdeling tot stand kwam; soms kreeg iemand klussen omdat die persoon daar als enige kennis van had (en dat werd dan in stand gehouden!). Het was heel lastig om de persoonlijke leerdoelen van mensen te honoreren omdat hun kennis op hun eigen terrein hard nodig was. Ook wist men vaak van elkaar niet waar de ander precies mee bezig was.

Er was geen mechanisme om te leren van het verleden en zaken structureel te verbeteren. Soms bracht iemand wel iets in tijdens het teamoverleg maar de problemen werden soms niet herkend (door solistische manier van werken) of er was simpelweg geen tijd om hier iets aan te doen omdat de Business wensen altijd voorgingen.

 Agile/scrum werd bij andere teams al toegepast en het klonk mij als muziek in de oren. Ik had hierbij de volgende verwachtingen:

  • Mogelijkheid om uitwisselbaarheid van de teamleden te vergroten doordat ze meer horen over hoe anderen werken en naast hun eigen werk ook binnen een sprint kunnen meehelpen met een andere discipline
  • Leren van je fouten door het werk op te knippen in kleine stukken en na 3 weken (onze sprintduur) kunnen beoordelen of het idee werkt of niet (in plaats van maanden op de tekentafel en pas bij bouw zien of het werkt)
  • Structurele aandacht voor verbeteringen (retrospectives), ook tijd reserveren voor User Stories vanuit beheerperspectief (niet altijd de Business wensen voor laten gaan)
  • Meer teamspirit ontwikkelen en werken vanuit de gedachte dat je waarde toevoegt voor de NS (in plaats van een taakje uitvoeren waarvan je het nut niet kan inschatten)
  • Team meer verantwoordelijkheid geven; zij weten meer dan de manager en kunnen betere beslissingen nemen dan de manager
  • Voorspelbaar leveren voor de Business, altijd gebaseerd op werken aan hoogste prioriteit en niet proberen de toekomst te voorspellen, hierbij is de Business sterk betrokken en continu sturend
  • Meer afronden in plaats van bezig blijven met werk dat maar niet afkomt”

 Waar sta je nu met het team?

“Ik merk nu we een tijd bezig zijn dat deze verwachtingen zijn uitgekomen, al blijft de betrokkenheid van de Business nog achter bij wat ik me ervan had voorgesteld. Er zijn nog steeds afnemers die verwachten met minimale betrokkenheid een geschikt product te krijgen, dat blijft lastig. Ook is het verkrijgen van funding nog steeds gebaseerd op het in detail voorspellen van de te realiseren functionaliteit, op de afgesproken tijd en tegen het geplande bedrag. Het bewegen van onze omgeving richting Agile is dus een traject met een lange adem.

Wat betreft het team: men is unaniem enthousiast over de werkwijze. Het is soms nog wennen dat er geen ‘eigen’ werk is maar alleen team werk. Beheer blijft soms roet in het eten gooien tijdens de sprint, maar dit is een probleem dat niet op te lossen is (behalve dan kwaliteitscontrole van oplevering aan te scherpen!).

Gericht op de toekomst willen we bewegen richting continuous delivery: meer automatiseren, scherpere kwaliteitscontroles en vaker opleveren.”

Aldus Marjan van der Kooij, nov 2014.